Менеджер по административному обеспечению (аутстаффинг)

Вакансии Фонда «Даму»

Менеджер по административному обеспечению (аутстаффинг)


Структурное подразделение:
Региональный филиал по г. Шымкент

Квалификационные требования:

  • Образование: Высшее (желательно финансовое/экономическое или юридическое)
  • Опыт работы: Не менее 1 года в финансовой оргнизации/банке второго утровня/компании квазигосударственного сектора по направлениям деятельности: HR, закупки/государственные закупки, административно-хозяйственная работа, бухгалтерия.
  • Специальные знания и навыки: должен знать и применять действующее трудовое законодательство Республики Казахстан, законодательство РК в области государственных закупок;
  • Знание порядка, основ и правил ведения и составления документов (договоров, отчетов, актов и т.п.);
  • Навыки ведения переговоров, навыки ведения деловой переписки;
  • Грамотная устная и письменная речь;
  • Стрессоустойчивость, коммуникабельность, аналитическое мышление
  • Знание и навыки работы на компьютере MS Office, почтовые приложения и интернет – ресурсы на уровне опытного пользователя, знание прикладных компьютерных программ (1С и д.р.) – обязательно;
    Умение работать на сайте портале покупок, или альтернативной платаформе государственных закупок – желательно.

Компетенции:

  • навыки эффективной коммуникации
  • навыки работы в системах электронного документооборота
  • навыки осуществления государственных закупок на порталах

Функционал требования к кандидату:
В должностные обязанности Менеджера в пределах компетенции входит:
1. Прием телефонных звонков и посетителей; выяснение потребности звонящих и посетителей; первичная консультация по программам Фонда и перенаправление запросов надлежащим работникам РФ; регистрация времени, цели обращения, а также данных о принятых действиях (инициалы лица, к которому был переадресован посетитель);
2. Организация необходимого кадрового учета и формирование пакета документов работников/кандидатов в соответствии с требованиями законодательства Республики Казахстан и ВНД Фонда;
3. Подготовка вопросов касательно работников РФ на коллегиальные органы;
4. Свод и вынесение карт целей работников РФ и отчетов по исполнению карт целей работников РФ на коллегиальные органы;
5. Внесение данных по приему, увольнению, отпускам, командировкам, больничным листам работников РФ в систему 1С ЗУП;
6. Обеспечение проведения закупок, в соответствии с ВНД и утвержденными процедурами;
7. Определение потребности РФ в товарах, работах и услугах для обеспечения деятельности в последующем инициирование включения в план закупок на соответствующий год;
8. Своевременное инициирование закупки РФ;
9. Подготовка проектов договоров по итогам открытого тендера, запроса ценовых предложений и из одного источника;
10. Осуществление процедуры закупок из одного источника путем прямого заключения договора;
11. Сдача отчетов по закупкам (ежемесячные, ежеквартальные и по запросам);
12. Обеспечение административной-хозяйственной работы региональных филиалов в соответствии с ВНД;
13. Участие в инвентаризации;
14. Контроль организации и проведения ремонта в здании;
15. Контроль и руководство работами по благоустройству, озеленению и уборке территории;
16. Контроль за рациональным расходованием материалов и средств, выделяемых для хозяйственных нужд;
17. Организация хранения и обеспечение сохранности документов, поступивших в архив;
18. Подготовка ответов на запросы по кадровым вопросам, вопросам административно-хозяйственной деятельности, закупкам и тд.
19. Организация хранения и обеспечение сохранности оригиналов первичных бухгалтерских документов;
20. Ввод в систему нового контрагента по заключенным договорам о государственных закупок товаров/работ/услуг в соответствии с реквизитами, подготовка и предоставление договора в ДБУиО);
21. В части учета основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей (далее - ТМЗ): создание документа в учетной системе «Счет-фактура полученный», и прикрепление к ним соответствующе оформленных первичных документов (счет-фактура, накладная, акт приема-передачи), подготовка и предоставление договора/соглашения, выписки Правления в ДБУиО для принятия на баланс/на списание с баланса имущества, оприходование ТМЗ, предоставление оригиналов первичных документов в ДБУиО;
23. В части оказанных услуг поставщиком: создание и заполнение документа в учетной системе «Счет-фактура полученный», прикрепление к ним соответствующе оформленных первичных документов: акты выполненных работ, документы подтверждающие данную услугу, отчеты, предоставление оригиналов первичных документов в ДБУиО;
24. Направление оригиналов подтверждающих документов в ДБУиО по подотчетным суммам сотрудников филиала;
25. Своевременное предоставление в ДБУиО заключенных договоров по аренде помещения для начисления дохода от аренды;
26. Предоставление первичных документов в ДБУиО при списании ТМЗ (требования на отпуск запасов/материалов, акты на списание, путевые листы, чеки и прочее);
27. Создание, оформление и закрытие доверенностей в учетной системе;
28. Своевременное предоставление в ДБУиО первичных документов по учету активов, предназначенных для продажи.
29. Создание заявок на расходование средств «Оплата поставщику», «Платежи с проблемными активами», «Возврат денежных средств контрагенту».
По техники безопасности и охраны труда:
30. Следить за содержанием в исправном состоянии систем и средств противопожарной защиты, включая первичные средства тушения пожаров, не допуская их использования не по прямому назначению;
31. Проводить противопожарную пропаганду, оказывать содействие пожарной охране при тушении пожаров, установлении причин и условий их возникновения и развития, а также при выявлении лиц, виновных в нарушении требований пожарной безопасности и возникновении пожаров;
32. Подготавливать ежегодный отчет о проводимых мероприятиях по обеспечению пожарной безопасности и план таких мероприятий на следующий год;
33. Обучать работников мерам пожарной безопасности.

Откликнуться